Huisreglement Groninger Studenten Survivalrun Vereniging (GSSV) Moddervet

Voor het laatst gewijzigd door het twaalfde bestuur der GSSV Moddervet 

Goedgekeurd te 6 maart 2024

Voorwoord

Omdat wij als vereniging met mensen werken en een risico-sport beoefenen, heerst er de consensus dat het van belang is dat er een set aan basisregels opgesteld worden, waaraan voldaan dient te worden wanneer men lid is van onze vereniging. Wij veronderstellen dat het verduidelijken van deze regels in een huisreglement ervoor zal zorgen dat iedereen op de hoogte kan zijn van de bestaande regels binnen onze vereniging. Wat er op zijn beurt voor zorgt dat wij als bestuur kunnen ingrijpen (conform statuten) als deze regels niet gevolgd worden. 

Het reglement wordt opgesteld volgens de volgende verschillende pijlers: Algemene Bepalingen; Verplichtingen van Leden; Bestuur; Training; Overig.

Het Huisreglement is te verkrijgen bij aanvraag, op de survivalbaan in Zernike en op de website van GSSV Moddervet.

I. Algemene Bepalingen 

Art. 1 De naam van de vereniging is ”Groninger Studenten Survivalrun Vereniging Moddervet”, afgekort als: “GSSV Moddervet”.

Art. 2 De vereniging is opgericht op 2 september 2011.

Art. 3 De vereniging wordt geleid door het bestuur. 

II. Verplichtingen Van de Leden

Art. 4 GSSV Moddervet en Lidmaatschap

Lid 1. Gewoon lid kunnen zijn als zij:

1. Aan de Rijksuniversiteit Groningen, dan wel Hanzehogeschool Groningen studeren en in het bezit zijn van een ACLO-Kaart,
2. Niet aan de Rijksuniversiteit Groningen, dan wel aan de Hanzehogeschool Groningen studeren, maar wel in het bezit zijn van een ACLO- of dispensatiekaart.

Lid 2. Erelid zijn zij die daartoe verkozen worden door ten minste de helft van het totaal aantal stemgerechtigden op een Algemene Ledenvergadering (A.L.V.), waar ten minste twee derde van het totaal aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Wanneer er minder dan tweederde van het totaal stemgerechtigde leden aanwezig is, dient een meerderheid van tweederde van de aanwezige leden ten voordele van het het benoemen tot erelid te stemmen. 

Wanneer een tweede stemming nodig mocht zijn, vervalt het recht tot onthouding van stemming.

Lid 3. Donateurs zijn zij die de vereniging steunen door een jaarlijkse financiële (van ten minste €5.00), of materiële bijdrage. 

Lid 4.  Om stemgerechtigd te zijn op een ALV dient men bij de vereniging ingeschreven te zijn als gewoon lid.

Lid 5. Men wordt lid door zich als zodanig bij het bestuur, via de website, op te geven.

Art. 5 Donateurschap 

Men wordt lid of donateur door zich als zodanig bij het bestuur op te geven.

Art. 6 GSSV Moddervet en Aclo

Wanneer een lid op het moment van de ledenlijstcontrole (Uitgevoerd door Stichting ACLO) niet in het bezit van een geldige ACLO- of Dispensatiekaart, dan kan GSSV Moddervet een boete ontvangen van Stichting ACLO. GSSV Moddervet heeft het recht deze boete te verhalen op het desbetreffende lid.

Art. 7 GSSV Moddervet en Contributie

Een lid van GSSV Moddervet is verplicht tot het voldoen aan de betaling van een contributie van een door de Algemene Ledenvergadering bepaalde hoogte, welke is opgenomen in het huisreglement Art.7 Lid 2. Betaling kan hetzij via de automatische incasso, hetzij door middel van overmaken verricht worden. 

Lid 1. Deze contributie dient eens per kwartaal betaald te worden. 

Lid 2. De contributie van de vereniging bedraagt €25,00 per kwartaal. Hier bovenop betaalt een lid €2,50 per kwartaal als vrijwilligers vergoeding. Mocht het lid ofwel 3 keer, als hier behoefte aan is, helpt bij Jesper als vrijwilliger van Moddervet, ofwel actief bij een commissie is, ofwel lid van het bestuur is, krijgt het lid de €2,50 terug op de manier die op de ALV bepaald is.

Lid 3. Wordt de contributie van een kwartaal door het lid tot driemaal toe niet betaald door toedoen van het lid (bijvoorbeeld storneren van de incasso, het doorgeven van foutieve incasso-gegevens en deze niet herstellen op verzoek van het bestuur van de vereniging), dan kan de vereniging overgaan tot  royering van het lid. In deze situatie blijft het lid een debiteur van de vereniging tot er voldaan is aan de betaling.

Lid 4. Wanneer een lid juiste incasso-gegevens heeft doorgevoerd, maar de penningmeester verzaakt zijn/haar/hun contributie te innen, heeft dit geen negatieve effecten voor het lid. De penningmeester van de vereniging mag in dit geval tot 3 kwartalen achterstallige contributie innen.

Art. 8 GSSV Moddervet en (Financiële) Integriteit

De vereniging heeft een Kascommissie, verder Kascie genoemd.

Lid 1. De KasCie heeft de taak als controlerend en adviserend orgaan te functioneren ten behoeve van de penningmeester van de vereniging.

Lid 2. De KasCie dient alvorens een Algemene Ledenvergadering de financiële staat van de vereniging, de boekhouding, de begroting en de realisatie van de begroting te controleren en deze (wanneer nodig onder voorbehoud) goed te keuren.

Lid 3. De KasCie heeft ten allen tijde het recht om naar inkijk te vragen in de financiële situatie van de vereniging.

Lid 4. De KasCie heeft het recht het bestuur en de leden der GSSV Moddervet voor een tussentijdse ALV (naast de overgangs- en halfjaarlijkse-ALV) bijeen te roepen.

Lid 5. De penningmeester van de vereniging dient bij bijzondere financiële handelingen, die zich buiten de initiële begroting om gebeuren, de KasCie in te lichten. 

Lid 6. De KasCie dient te bestaan uit ten minste 2 personen, aangesteld door het bestuur, en wordt ingehamerd gedurende een ALV. Wanneer gewenst door één of meerdere leden is een stemming over de inhamering van een persoon in de Kascie mogelijk.

Art. 9 GSSV Moddervet en activiteiten

Binnen GSSV Moddervet kunnen activiteiten worden georganiseerd door: De commissies van GSSV Moddervet en Het Bestuur. Ook kunnen activiteiten georganiseerd worden door de volgende externe partijen: de BOSSO, demissionair bestuur, Hommes Survivalrun & Outdoor.

Onder activiteiten vallen alle bezigheden die georganiseerd worden buiten de reguliere trainingstijden en trainingslocaties om.

1. Deelname aan de door GSSV Moddervet georganiseerde activiteiten is op eigen risico.
2. Ieder lid is aansprakelijk voor de schade die hij/zij/hen veroorzaakt aan bezittingen van de vereniging of anderen. De hoogte en wijze van vergoeding van de schade dan wel het herstel wordt door de betrokken partijen in onderling overleg vastgesteld.
   1. Een uitzondering hierop is als blijkt dat de schade door slijtage aan het object ligt. In dit geval zal er onderzoek gedaan worden naar de omstandigheden.
3. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door degene(n) die de

betreffende zaak dan wel voorwerp het laatst heeft of hebben gebruikt indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

1. Leden dienen zich aan de geldende regels van de desbetreffende locatie te houden.
2. Activiteiten van GSSV Moddervet staan open voor Leden, Aspirantleden, en, wanneer goedgekeurd door het bestuur, niet-leden van GSSV Moddervet.

Art. 10 GSSV Moddervet en veiligheid

Binnen GSSV Moddervet is het van belang dat iedereen zich welkom en op zijn/haar/hun gemak kan voelen. Wanneer dit om welke reden dan ook niet het geval is, kan een lid contact opnemen met:

A. Het Bestuur

Lid 1. Het bestuur heeft als taak de vereniging zo toegankelijk mogelijk te houden voor alle leden, en zal wanneer (al dan niet direct) geïnformeerd, zo goed mogelijk haar best doen, voor zover realistisch is, de situatie te verbeteren.

B. De Vertrouwenscontactpersoon van de vereniging

Lid 1. De Vertrouwenscontactpersoon (M/V) staat volledig onafhankelijk van het bestuur van de vereniging, en kan een luisterend oor bieden. Wanneer het wenselijk is, zal de vertrouwenscontactpersoon (anoniem) het bestuur inlichten. 

C. De vertrouwenscontactpersonen van de ACLO. 

III. Bestuur

Art. 11 Bestuur Moddervet

Het bestuur van de vereniging dient te bestaan uit ten minste drie personen die allen ten minste 9 maanden gewoon lid zijn geweest bij de vereniging. Het bestuur is aangesteld om de vereniging te vertegenwoordigen, en in dagelijkse zin te besturen. 

Art. 12 Bestuur Moddervet en Bestuursbesluiten

Het bestuur van GSSV Moddervet dient te handelen uit verenigingsbelang. Het bestuur heeft het recht besluiten te maken die als in het belang van de vereniging gelden. Hieronder valt onder andere:

A. Aankopen doen voor de vereniging

B. Contracten tekenen voor de vereniging

C. Het vertegenwoordigen van de vereniging (Art. 13)

D. Het dagelijks besturen van de vereniging door het uitvoeren van taken (Art. 14)

Tot A. B. en C. kan besloten worden gedurende bestuursvergaderingen (vergaderingen waarbij het merendeel van het bestuur aanwezig is, al dan niet met externe partijen aanwezig). 

Art. 13 Bestuur GSSV Moddervet en vertegenwoordiging van de Vereniging

Het bestuur van GSSV Moddervet, wanneer in Functie, heeft als doel de belangen van de vereniging te behartigen en de vereniging te vertegenwoordigen, en als zodanig te handelen:

1. Binnen de ACLO
2. Binnen de BOSSO
3. Bij andere (sport)verenigingen
4. Bij Hommes Survivalrun & Outdoor
5. Bij overige externe partijen
6. Binnen de vereniging

In Functie houdt in dat de bestuurder als vertegenwoordiger van de vereniging aanwezig is op een hiervoor genoemde locatie. Wanneer een bestuurder bijvoorbeeld sport bij de aclo, of lid is bij een andere sportvereniging is hij/zij/hen niet in functie.

Art. 14 Bestuur GSSV Moddervet en Taken

Binnen het bestuur van de vereniging bestaan er drie primaire functies:

1. Voorzitter
2. Secretaris
3. Penningmeester

Indien er genoeg bestuurs interesse is, kunnen de volgende functies ook worden toegevoegd:

1. Commissaris intern
2. Commissaris extern

Lid 1. De Voorzitter heeft als primaire taak toezicht te houden op de Secretaris, de Penningmeester, de Commissaris intern en de Commissaris extern, alsmede het voorzitten van vergaderingen en het aanleveren van agenda`s voor de desbetreffende vergaderingen.

Lid 2. De Secretaris heeft als primaire taak de ledenadministratie te onderhouden en te notuleren gedurende vergaderingen. Hieronder valt het bijwerken van het ledenbestand. De notulen van bestuursvergaderingen, dan wel algemene ledenvergaderingen zijn openbaar voor leden (al dan niet gecensureerd), en kunnen worden opgevraagd per mail Lid 2(Secretarismoddervet@gmail.com).

Lid 3. De Penningmeester heeft als primaire taak de financiële situatie van de vereniging bij te houden en te onderhouden. hieronder vallen boekhouden en het maken van een begroting. De Kascommissie houdt hier toezicht op.

Lid 4. De Commissaris intern onderhoudt het contact met de commissies en helpt met het uitvoeren van de overige taken. 

Lid 5. De Commissaris extern onderhoudt het contact met externe partijen (bijvoorbeeld Hommes Survivalrun & Outdoor, sponsoren, de BOSSO)

Art. 15 Bestuur en Bestuurswisselingen

Het bestuur van de vereniging wisselt jaarlijks, gedurende de overgangs-ALV (in oktober), of na een stemming van wantrouwen.

Lid 1. Wisseling gedurende de overgangs-ALV vindt plaats nadat een kandidaatsbestuur haar beleidsplan, visie en preliminair Budget heeft gepresenteerd. Er mogen meerdere kandidaatbesturen bestaan. Het door het voorgaande bestuur gevormde kandidaatbestuur wordt gevonden door middel van een sollicitatieprocedure.

Voor de inauguratie van een nieuw bestuur dient tweederde van het totaal stemgerechtigde leden een stem uitgebracht te hebben, waarvan ten minste de helft van de stemmen ten voordele van het desbetreffende bestuur.

Wanneer er minder dan tweederde van het totaal stemgerechtigde leden aanwezig is, dient een meerderheid van tweederde van de aanwezige leden ten voordele van het kandidaatsbestuur te stemmen. 

Wanneer een tweede stemming nodig mocht zijn, vervalt het recht tot onthouding van stemming.

Lid 2. Wisseling na een stemming van wantrouwen (waarbij de in lid 1 beschreven stemwijze gebruikt dient te worden), volgt met de verkiezing van een tijdelijk dragend bestuur volgens dezelfde stemwijze. Dit tijdelijk dragend bestuur dient per direct sollicitaties uit te schrijven voor het vinden van een nieuw bestuur.

Lid 3. Een stemming van wantrouwen kan ook op 1 of meerdere personen van het bestuur ingediend worden (waarbij de in lid 1 beschreven stemwijze gebruikt dient te worden). Mocht er een bestuurslid die een primaire functie vervult weggestemd worden, dient ofwel iemand van het bestuur, ofwel een Lid van GSSV Moddervet die voldoet aan Art. 11, deze taken over te nemen (waarbij de in lid 1 beschreven stemwijze gebruikt dient te worden). Mocht er een secundaire functie worden weggestemd, dan hoeft deze niet opgevuld te worden.

Art. 16 Sollicitaties voor het bestuur

Het door het voorgaande bestuur initieel geprefereerde kandidaatsbestuur wordt gevonden door middel van de volgende sollicitatieprocedure. 

Lid 1. Solliciteren geschiedt door het zenden van:

1. Curriculum Vitae (CV)
2. Motivatiebrief

voor de door de Sollicitatiecommissie gestelde deadline. Na de deadline bestaat er een bedenkperiode van 5 dagen, waarin de sollicitatie kan worden teruggetrokken.

Lid 2. De sollicitatiecommissie bestaat uit een oneven aantal mensen (minimaal 3) en bevat tenminste:

1. Een lid van het huidig bestuur
2. een externe partij

De sollicitatiecommissie behandelt de sollicitaties als vertrouwelijke informatie en handelt zonder vooringenomenheid. Alles wat gezegd wordt gedurende de sollicitatie dient door beide partijen stil gehouden te worden.

Art. 17 Wijzigingen in het Huisreglement der GSSV Moddervet

Het Huisreglement dient een document te zijn dat gewijzigd kan worden door de ALV en het Bestuur. Hiervoor gelden de volgende standaarden. 

Lid 1. Voor wijzigingen in het Huisreglement, dienen de beoogde wijzigingen ten minste 1 week voor de ALV ingediend te worden. voor elke wijziging (betekent elke individuele wijziging) dient de volgende procedure tot stemmen gehandhaafd te worden: tweederde van het totaal stemgerechtigde leden dient een stem uitgebracht te hebben, waarvan ten minste de helft van de stemmen ten voordele van de desbetreffende wijziging.

Wanneer er minder dan tweederde van het totaal stemgerechtigde leden aanwezig is, dient een meerderheid van tweederde van de aanwezige leden ten voordele van de wijziging te stemmen. 

Wanneer een tweede stemming nodig mocht zijn, vervalt het recht tot onthouding van stemming.

Lid 2. Een stemming betreffende wijzigingen in het Huisreglement mogen Onder Voorbehoud gebeuren: de beoogde wijziging dient dan naar de wens van de ALV te gebeuren

Lid 3. Leden, afgezien van het Bestuur, mogen een wijziging in het Huisreglement indienen, mits er een minimum van 5 leden deze wijziging ondertekend hebben. Wanneer een lid een wijziging indient, zal deze op de eerstvolgende ALV behandeld worden volgens dezelfde methode als in lid 1.

IV. Trainingen

Art. 18 GSSV Moddervet en Survivalrun Trainingen

GSSV Moddervet is een vereniging voor studenten die de sport Survivalrun beoefenen. Deze sport wordt beoefend door:

1. Trainingen 
2. (optioneel) het lopen van Survivalruns. 

Op donderdagavond vanaf 19.00 uur tot 21.00 uur is er een groepstraining van Moddervet, onder begeleiding van een verenigingstrainer aangeboden door Hommes Survivalrun & Outdoor. Op dinsdagavond vanaf 19.00 uur tot 21.00 uur is er een wedstrijdtraining van Moddervet, onder begeleiding van een verenigingstrainer aangeboden door Hommes Survivalrun & Outdoor. Op andere momenten kan er getraind worden op trainingstijden van Hommes Survivalrun & Outdoor, zie art. 20. 

Voor trainingen geldt:

1. Op de survivalbaan gelden onder trainingstijden de reglementen van de SBN (Survivalrunbond Nederland). 
2. Hierin is onder andere vastgesteld dat leden van de SBN tot 4 meter hoogte mogen klimmen (hoge balk), niet-SBN leden mogen klimmen tot een maximale hoogte van 2.5 meter. Mochten deze regels geschonden worden, is Moddervet of Hommes Survivalrun & Outdoor op geen enkele manier aansprakelijk voor ongevallen.
3. Bij trainingen van GSSV Moddervet op locaties in eigendom van Hommes Survivalrun & Outdoor gelden verder ten allen tijde de regels van Hommes Survivalrun & Outdoor.
4. Het is niet toegestaan om hindernissen§ te betreden wanneer onder invloed van verdovende middelen (onder andere Alcohol (ethanol, Methanol, TBut-alcohol), cannabis, opiaten)
5. Het dragen van sieraden en/of handschoenen gedurende trainingen is op eigen risico, en wordt sterk afgeraden.
6. Het dragen van spikes en het gebruiken van chalk (magnesiumoxide) tijdens het klimmen is verboden.

Art. 19 GSSV Moddervet en Survivalrunbond Nederland

Om actief Survivalrun te beoefenen bij GSSV Moddervet wordt verwacht dat men zich inschrijft bij de Survivalrunbond Nederland, om verzekeringstechnische redenen. Wanneer een lid van GSSV Moddervet geen SBN-lidmaatschap wenst aan te schaffen, beoefent hij/zij/hen de sport op volledig eigen risico. 

Art. 20 GSSV Moddervet en trainen op niet Moddervet trainingen

Leden van GSSV Moddervet mogen van Hommes Survivalrun & Outdoor trainen op de niet-Moddervet trainingen op maandag vanaf 19:00 uur tot 21:00 uur, woensdag vanaf 19:00 uur tot 21:00 uur en zaterdag vanaf 13:00 uur – 15:00 uur met een aantal voorwaarden. Voor de maandag training dient het Lid de basistechnieken te beheersen, het Lid kan zelfstandig:

1. De swingover;
2. De apenhang;
3. De zwaai hindernissen.

Voor alle niet-Moddervet trainingen geldt dat het Lid mag meedoen als deze actief is binnen GSSV Moddervet, door één of meerdere van de onderstaande te doen:

1. Ofwel actief te zijn binnen één of meerdere commissies van GSSV Moddervet;
2. Ofwel in het bestuur van GSSV Moddervet te zitten;
3. Ofwel minimaal 3 keer te helpen bij Hommes Survivalrun & Outdoor per academisch jaar, mocht hier behoefte aan zijn vanuit Hommes Survivalrun & Outdoor.

V. Overig Reglement

Art. 21 GSSV Moddervet en privacy

Betreffende de omgang met persoonsgegevens en privacygevoelige informatie tracht GSSV Moddervet zich te houden aan haar privacyverklaring (te verkrijgen op aanvraag, op de Survivalbaan op Zernike, en (zsm) op de website van GSSV Moddervet). Hiervoor zijn een aantal interne overeenkomsten opgesteld.

1. Op het inschrijfformulier der GSSV Moddervet heeft men de mogelijkheid zich ervan te weerhouden om op de social media der GSSV Moddervet te komen (onder andere Instagram, Facebook, TikTok, Strava, LinkedIn)
2. Foto’s en videofragmenten waar meer dan 10 mensen opstaan mogen, mits bij a.) toestemming gegeven, geplaatst worden op de social media der GSSV Moddervet
3. Foto’s en videofragmenten waar minder dan 10 mensen opstaan dienen toestemming voor gevraagd  te worden bij de leden die op de foto of het videofragment staan. Dit mag gedaan worden door middel van de foto of het videofragment in een groepsapp te sturen waar alle leden van toepassing inzitten, de desbetreffende leden hebben 24 uur om aan te geven niet op de GSSV Moddervet social media te willen, voordat het bericht geplaatst kan worden. Indien het lid eenmalig toestemming heeft gegeven voor alle zaken via het aanmeldformulier, geldt deze regeling niet. 

Art 22. Gedragscode

Naast de hierboven beschreven overeenkomsten, dienen leden van GSSV Moddervet zich te houden aan het volgende. Het niet houden aan de onderstaande regels kan leiden tot royering van GSSV Moddervet en deelname aan haar activiteiten, als besloten door het Bestuur.

1. Het huisreglement;
2. Discriminatie in elke vorm wordt niet getolereerd;
3. Onveilig gedrag naar anderen toe wordt niet getolereerd;
4. Fysiek geweld wordt niet getolereerd;
5. Ongewenste seksuele handelingen worden niet getolereerd;
6. Leden dienen in hun waarde gelaten te worden.
7. De gedragscode van de ACLO wordt gehanteerd bij GSSV Moddervet